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SMSデンタルアポ
歯科医院向け予約キャンセル防止システム 電話番号宛にメッセージを送信して予約キャンセル防止！ |
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使い方：歯科予約データ分析ツール
インストール
設定
1. 歯科予約データ分析ツールを起動します。
2. 「その他の操作」メニューから「設定」を実行します。
設定画面が開きます。
3. 設定画面で設定を行います。
それぞれの設定項目の意味は以下の通りです。
| 集計方法 | |
|---|---|
| 集計から除外する治療 | ここで指定された治療の予約データ、キャンセルデータは、全てのカウントから除外されます。 |
| 患者がセットされていない予約orキャンセルを除外する | 患者がセットされていない予約データ、キャンセルデータをカウントから除外する場合にチェックを入れます。 患者がセットされていない予約データでは、患者はすべて異なるものと見なされます。したがいまして、継続のカウントなどはされないため、分析結果上の中断率の上昇などをもたらします。 SMSデンタルアポで、すべての予約データ・キャンセルデータに、患者（仮登録でも構いません）をセットすることが推奨されます。 |
| 一人の患者に対して１日に複数回の予約orキャンセルがある場合、1回とカウントする | 一人の患者に対して１日に複数回の予約orキャンセルがある場合、1回とカウントする場合にチェックを入れます。 なお、このチェックを入れた場合でも、治療時間の計算には影響はありません。 |
| メンテナンス来院を表す治療 | メンテナンス来院を表す治療を設定します。 「メンテナンス予定」の予約は、メンテナンス予定の指定期間＋猶予期間までに、ここで指定された治療の予約（もしくは、設定が何もない場合はすべての予約）がある場合に「メンテナンス予約あり」になります。 |
| 次回予定を治療で設定する場合 | 次回予定を治療で設定する場合の規則を設定します。 |
| 継続来院 | 「継続予約あり」の条件を設定します。 「継続予定」の予約は、ここで指定された日数以内に次の予約がある場合に「継続予約あり」になります。 |
| メンテナンス来院 | 「メンテナンス予定」の患者が「メンテナンス予約あり」と見なされる期間を設定します。 |
| 再初診 | 「再初診予約」と見なすための期間を設定します。 また、メンテナンス来院を「再初診予約」と見なさない場合は、「ﾒﾝﾃﾅﾝｽ来院を再初診としてカウントしない」にチェックを入れます。 |
| キャンセル(独自定義) | キャンセル(独自定義)のカウント方法を設定します。 例えば、当日キャンセルｘ１＋当日変更ｘ１＋無断キャンセルｘ２とすると、悪質のキャンセルの数（事前キャンセルを除き、かつ、無断キャンセルの数の重みを２倍にした数）をカウントすることができます。 |
| アカウント | |
| メールアドレス | SMSデンタルアポにログインするためのメールアドレスを設定します。 |
| パスワード | SMSデンタルアポにログインするためのパスワードを設定します。 |
| チェアG | |
| チェアグループの登録（グループ名と対象のチェア）を登録します。 | |
| スタッフG | |
| スタッフグループの登録（グループ名と対象のスタッフ）を登録します。 | |
| 治療G | |
| 治療グループの登録（グループ名と対象の治療）を登録します。 | |
| 症状G | |
| 症状グループの登録（グループ名と対象の症状）を登録します。 | |
| 患者分類G | |
| 患者分類・患者マークグループの登録（グループ名と対象の患者分類・患者マーク）を登録します。 | |
| 年齢G | |
| 年齢グループの登録（グループ名と対象の年齢）を登録します。 | |
| 連絡ステータスG | |
| 連絡ステータスグループの登録（グループ名と対象の連絡ステータス）を登録します。 | |
3. 保存ボタンを押して設定を保存します。
データ分析
1. 「カウント方法」「分析対象」「絞り込み・比較方法」「絞り込み・比較対象」を選択して、「表示」ボタンを押します。
分析結果が表示されます。
分析対象が「すべて」の場合、数値形式表示の縦軸やグラフ形式表示の表示項目は、分析対象すべてになります。
分析対象が「すべて」でない場合、数値形式表示の縦軸やグラフ形式表示の表示項目は、絞り込み・比較対象になります。
表示形式で「グラフ」を選択すると、分析結果をグラフ表示することができます。
「表示項目」ボタンを押して表示する項目を減らし表示を見やすくすることができます。
カウント方法のそれぞれの項目の意味は以下の通りです。
| カウント方法 | |
|---|---|
| データ件数 | データの件数をカウントします。 |
| 患者人数 | 患者人数をカウントします。 |
| 治療時間 | データの治療時間の合計をカウントします。 |
分析対象のそれぞれの項目の意味は以下の通りです。
| 分析対象 | |
|---|---|
| すべて | すべてです。 |
| 予約 | 予約データです。 |
| 初診予約 | 初診予約データです |
| 再初診予約 |
患者がセットされていて、その患者の前回の予約から、設定された期間以上が経過している予約データです。 設定で「メンテナンス来院を再来院としてカウントしない」が指定されている場合は、メンテナンス来院となる予約データは除外されます。 |
| キャンセル | キャンセルデータです |
| 当日キャンセル | 当日キャンセル（当日キャンセル、当日変更）のキャンセルデータです。 |
| 無断キャンセル | 無断キャンセルのキャンセルデータです。 |
| キャンセル(独自定義) | 独自定義のキャンセルデータです。 |
| キャンセル率 | キャンセルデータの数（もしくは、人数、治療時間） ÷ データの数（もしくは、人数、治療時間）です。 |
| 当日キャンセル率 | 当日キャンセルデータの数（もしくは、人数、治療時間）x100 ÷ データの数（もしくは、人数、治療時間）です。 |
| 無断キャンセル率 | 無断キャンセルデータの数（もしくは、人数、治療時間）x100 ÷ データの数（もしくは、人数、治療時間）です。 |
| キャンセル(独自定義)率 | キャンセル(独自定義)データの数（もしくは、人数、治療時間） ÷ データの数（もしくは、人数、治療時間）です。 |
| 継続予定 | 対象月かつ昨日以前の予約データのうち、次回予定が「継続」のデータです。 継続予定を昨日以前の予約データに限定している理由は、当日以降の予約データを継続予定に含めると、「治療の日が来ていないためその次の予約を取っていない」というケース（通常よく現れるケース）が、中断率の上昇をもたらしてしまうためです。 |
| 継続予約あり | 継続予定の予約データのうち、予約の次の日以降、かつ、設定で指定された日以内に次の予約が入っているデータです。 |
| 継続率 | 継続予約ありの数（もしくは、人数、治療時間）x100 ÷ 継続予定の数（もしくは、人数、治療時間）です。 |
| 中断率 | 100% - 継続率です。 |
| メンテナンス予定(当月) | 次回予定が「メンテ予定」のデータです。 |
| メンテナンス予定 | 以下の予約データです。 対象月の1月前の次回予定が「メンテ予定(1月後)」のデータ + 対象月の2月前の次回予定が「メンテ予定(2月後)」のデータ + 対象月の3月前の次回予定が「メンテ予定(3月後)」のデータ + 対象月の4月前の次回予定が「メンテ予定(4月後)」のデータ + 対象月の5月前の次回予定が「メンテ予定(5月後)」のデータ + 対象月の6月前の次回予定が「メンテ予定(6月後)」のデータ + 対象月の7月前の次回予定が「メンテ予定(7月後)」のデータ + 対象月の8月前の次回予定が「メンテ予定(8月後)」のデータ + 対象月の9月前の次回予定が「メンテ予定(9月後)」のデータ + 対象月の10月前の次回予定が「メンテ予定(10月後)」のデータ + 対象月の11月前の次回予定が「メンテ予定(11月後)」のデータ + 対象月の12月前の次回予定が「メンテ予定(12月後)」のデータ |
| メンテナンス予約あり | メンテナンス予定の予約のうち、予約の次の日以降、かつ、指定された月数までに、メンテナンス来院を表す予約が入っているデータです。 なお、メンテナンス来院を表す予約は対象月に限られるわけではありません。（そのような制約を課すと、メンテナンス来院率の算出結果が正当ではなくなるためです。） 例えば、対象月の12月前に次回予定が「メンテ予定(12月後)」となっていて、その翌月にメンテナンス来院を表す予約データがある場合、メンテナンス予約ありと見なされます。 |
| メンテナンス来院率 | メンテナンス予約ありの数（もしくは、人数、治療時間）x100 ÷ メンテナンス予定の数（もしくは、人数、治療時間）です。 |
| 治療終了 | 対象月の予約データのうち、次回予定が「治療終了」のデータです。 |
絞り込み・比較方法には以下があります。
| 絞り込み・比較方法 |
|---|
| すべて |
| チェア |
| チェアグループ |
| スタッフ |
| スタッフグループ |
| 治療 |
| 治療グループ |
| 症状 |
| 症状グループ |
| 患者分類 |
| 患者分類グループ |
| 年齢 |
| 年齢グループ |
| 連絡ステータス |
| 連絡ステータスグループ |
表示形式には以下があります。
| 表示形式 | |
|---|---|
| 数値 | 結果を数値で表示します。 |
| グラフ | 結果をグラフで表示します。表示項目ボタンを押すと、表示する項目を減らして見やすくすることができます。 |
言葉通りに定義すると、対象月の「メンテナンス予定」のデータ件数は、対象月の予約データの次回予定がメンテ予定になっている予約データの数です。 また、対象月の「メンテナンス予約あり」のデータ件数は、メンテナンス予定の予約データのうち、指定された月数までに、メンテナンス来院を表す予約が入っている予約データの数となります。
しかし上記を「メンテナンス予約あり」の定義にすると、対象月のメンテナンス来院率が確定するまでに半年以上かかることになり、分析の実用性が著しく下がります。
したがいまして、本分析ツールでは、1月前のメンテ予定(1月後)+2月前のメンテ予定(2月後)+...+12月前のメンテ予定(12月後)をカウントすることとして、実用性を保ったまま、言葉通りの意味に近い近似値を表示しています。
一人の患者について1日に複数の予約データがあり、それぞれの予約データの次回予定が異なる場合、同じものに補正されます。
これは、例えば、一人の患者について1日に複数の予約データがある場合で、その患者の次回予定がメンテナンス予定の場合、1日のすべての予約について次回予定の入力をしなくてすむようにするための工夫です。
補正後の次回予定は、以下の優先度に基づいて決定されます。
メンテ予定(1月後) > メンテ予定(2月後) > メンテ予定(3月後) > メンテ予定(4月後) > メンテ予定(5月後)
> メンテ予定(6月後) > メンテ予定(7月後) > メンテ予定(8月後) > メンテ予定(9月後) > メンテ予定(10月後)
> メンテ予定(11月後) > メンテ予定(12月後) > 治療終了 > 継続
予約データの表示
1. データ分析画面の「データ詳細」ボタンを押します。
月間予約データ画面が表示されます。
2. 表示期間を変更したり、表示するデータを絞り込むことができます。
データ分析画面で、数値を選択してから「データ詳細」ボタンを押すと、その数値に関連するデータを表示することができます。
月間データ画面で表示されるデータの件数が、データ分析画面で表示される件数と異なることがあります。
これは、1回としてカウントされる予約（例えば、一人の患者に対して1日に複数の予約がある場合）で、複数表示されるものがあるためです。
表示されるデータが、SMSデンタルアポに入力されたデータと異なる場合があります。
これは、歯科予約データ分析ツールでは、一人の患者に対して1日に複数の予約があり、さらに、次回予定がそれぞれ異なる場合に、補正が行われるためです。
補正の規則については、「【メモ】予約データの次回予定の補正について」を参照ください。